Seit das Homeoffice endlich wieder mehr an Bedeutung dazu gewonnen hat, kam auch die Frage nach der „richtigen“ Organisation. Da ich davon ausgehe, dass ich nicht der einzige Mensch auf der Welt bin, der Probleme hat sich ein vernünftiges Maß an Struktur anzueignen, habe ich beschlossen einen Beitrag dazu zu schreiben.
Ihr werdet euch fragen: “ Was will die denn hier erzählen, wenn sie doch selbst ein reines Chaoskind ist?“. Nun ja, das bin ich. Und trotzdem erzähl ich euch hier was. Es ist in der Tat eine mini Herausforderung gewesen damit anzufangen mein Leben „richtig“ zu organisieren und ne ordentliche Schippe Struktur draufzulegen. Mit Leben meine ich natürlich das Leben auf dem Papier und in digitaler Form.
Wo fängt die Organisation überhaupt an?
Es fiel mir sehr schwer den richtigen Ansatz zu finden und daher habe ich mich erstmal online schlau gemacht. Ich habe einfach stumpf die Begriffe „Organisation und Struktur im Homeoffice“ gegoogelt und es kam eine Menge bei raus. Ich habe mir einige Ratgeber mit Checklisten angeschaut, die einem verraten welcher Typ man eigentlich ist und wie man sich mit diesem Wissen besser organisieren kann. Also ich brauche keinen Ratgeber, der mir sagt, dass ich Chaotisch bin – das weiß ich auch so 😀 Trotzdem schadet es nicht sich auch mal sowas durchzulesen – man lernt ja nie aus! Da gab es auch einige Blogbeiträge, die sich ebenfalls mit der Organisation und Struktur im Homeoffice beschäftigt haben, wie z.B. der von Carmuschka, der im übrigen sehr gute Tipps beinhaltet. On top habe ich mir auch noch ganz viele Bilder angeschaut, wie so ein Arbeitsplatz aussehen könnte.
Und dann saß ich da, mit meinen quadratischen Augen und wusste immer noch nicht, wie ich anfangen sollte. Vielleicht hat es mir auch ein wenig geholfen, dass ich diesen Beitrag schreiben wollte. Zum Einen stellte es einen Anspruch an mich selbst dar und zum Anderen konnte ich, indem ich mir Gedanken über den Aufbau des Beitrags machte, gleichzeitig auch eine grobe Struktur für meine persönliche Organisation festlegen.
Ich habe mir viele Notizen gemacht, was ich alles benötigen würde und wie ich es umsetzen möchte. Rausgekommen sind drei große Themenblöcke: Organisation im Alltag (daily routine), Ordnersystem und Homeoffice. Das sind die Themen, die für mich relevant sind, alle miteinander verknüpft sind und bisher einfach nicht funktioniert hatten.
Daily Routine oder Organisation im Alltag
So wie der Name es schon verrät, gibt es im Alltag gewisse Aufgaben, die routiniert ablaufen sollten. Hierzu zähle ich das Beantworten von Mails und das Leeren des Briefkastens mit anschließender Bearbeitung der Post. Das ist etwas, was ihr einfach drin haben müsst und hierfür solltet ihr euch ebenfalls ein eigenes System überlegen (dazu später mehr).
Dann sollte man sich, am besten am Sonntag Abend, überlegen, was man die Woche über so zu tun hat und sich hierzu einen Wochenplan erstellen. Wenn ihr Organisations-Profis seid, dann könnt ihr eure täglichen To Do´s bereits jetzt schon notieren. Ich bin kein Profi und es kommen sowieso täglich neue Aufgaben und Änderungen rein, sodass ich meine To Do´s für jeden Tag neu aufstelle und mit dem Wochenplan abgleiche.
Meine To Do Liste ist quasi eine Checkliste, die ich nach und nach abhacke. Früher habe ich mir teilweise entweder zu viel vorgenommen oder einfach zu große Aufgaben gesetzt, die gar nicht an einem Tag zu bewältigen sind. So war die Frustration am Ende des Tages dementsprechend hoch und ich habe diese Checklisten wieder ganz schnell verworfen. Es sieht einfach besser aus, wenn mehr abgehackte Punkte auf der Liste sind, als nicht bearbeitete und es gibt mir ein gutes Gefühl am Ende des Tages & motiviert mich für den nächsten.
Zusätzlich gibt es auch Aufgaben, die besonders wichtig sind und auf keinen Fall vergessen oder verschoben werden sollten. Diese könnt ihr natürlich in der Liste farblich abheben, ich allerdings notiere sie mir auf einer zusätzlichen To Do Tafel. Diese habe ich nicht fest installiert und kann sie nach Bedarf auch mal außerhalb des Arbeitszimmers aufstellen, um die wichtigen Punkte des Tages immer vor Augen zu halten. Müssen wichtige Briefe raus, klebe ich manchmal Post Its an die Ausgangstür, damit ich bloß nicht ohne diese das Haus verlasse. Ist Idiotensicher!
Mein neues Ordnersystem
Bisher hatte ich keine wirkliche Ordnung in meinem Daily Business gehabt. Die Post, die frisch reinkam, wurde gelesen und auf dem großen Tisch im Esszimmer ausgebreitet. Sie musste ja schließlich bearbeitet und bestenfalls auch irgendwann abgeheftet werden. Hier habe ich die weniger wichtigen Briefe auf einem Stapel zusammengelegt und die wichtigen Briefe nebeneinander ausgebreitet. Ganz zum Bedauern meines Freundes, der täglich auf der Suche nach dem Tisch unter der ganzen Makulatur war. Ich fand das System aber gut und ich habe fast nichts vergessen. Leider ist das „fast nichts vergessen“ auch nur fast professionell. Mein Freund und ich waren uns einig: es muss ein neues Ordnungssystem her!
Als erstes musste ich mir ein festes Ablagesystem überlegen. Hier habe ich mich für Carmushkas Idee begeistern können. Eine ganz einfache Kiste – im wahrsten Sinne des Wortes. Es ist eine Kastenschublade mit drei Schubfächern. So habe ich die Aufteilung vorgenommen: ganz oben kommen die Unterlagen rein, die frisch eingetroffen sind „NEW IN“ und bearbeitet werden müssen. Das gehört sozusagen zu der Daily Routine und sollte täglich gemacht werden. In die mittlere Schublade „IN PROGRESS“ kommen Unterlagen, die entweder länger für die Bearbeitung benötigen oder aber man auf eine Rückmeldung warten muss. Hier legt man individuell fest, wie oft reingeschaut werden soll. In die untere Schublade „DONE“ kommt alles rein, was bereits erledigt ist und abgeheftet werden kann. Auch hier kann man die Leerungszeiten selbst bestimmen; spätestens jedoch, wenn das Fach nicht mehr zu geht 😀
Zusätzlich habe ich im Flur einen Post- und Magazinhalter hängen. Hier lege ich die Post ab, wenn ich Nachhause komme und keine Lust habe sofort ins Arbeitszimmer zu wandern. Damit die Briefe nicht untergehen, haben sie hier einen festen Platz. Eine Step-by-Step Anleitung gibt es hier. Der Magazinhalter ist nicht nur praktisch, er sieht sogar ziemlich gut aus.
Ordner anlegen
Nachdem die Unterlagen in der untersten Schublade angekommen sind, müssen diese auch irgendwann abgeheftet werden. Hierfür braucht ihr Ordner, die eine einigermaßen gute Struktur aufweisen sollten.
Als erstes habe ich mir meine alten Ordner und herumfliegenden Zettel vorgenommen und erstmal alle Unterlagen, die älter als 10 Jahre und/oder nicht mehr wichtig sind, entsorgt. Es fühlt sich super an unwichtiges Zeug wegzuschmeißen. Dann habe ich nach und nach alles in die neuen Ordner eingeheftet und an den Rändern immer ein kleines Post It angebracht mit dem Keyword: Auto, iPhone, Krankenkasse, etc. So hatte ich den Überblick, was zusammen passt und in einer Oberkategorie zusammengefasst werden kann. Hier habe ich für die Trennblätter z.B. folgende Kategorien gewählt: Finanzamt (alles, was mit Steuern zu tun hat), Gewerbe (alles, was mein Kleingewerbe angeht), Versicherungen (ohne Krankenkasse), Auto, Wohnung, Bildung etc. Um den Überblick zu behalten, was sich hinter den einzelnen Trennblättern an Unterlagen befinden, könnt ihr euch diese Listenartig auf dem jeweiligen Trennblatt notieren oder einfach die kleinen Post Its dran lassen.
Bei mir lagen immer irgendwo irgendwelche Stapel mit Dokumenten herum, die noch bearbeitet werden mussten oder aber auch bereits erledigt waren. Ich habe keinen Überblick mehr gehabt und war auch sehr frustriert, wenn ich diese Stapel gesehen hatte, die vor sich herstaubten. Die Verlockung war immer sehr groß diese Stapel einfach in eine Box zu schmeißen und weitere Unterlagen einfach immer mit drauf (so tat ich es auch).
Zusätzlich habe ich mir einen Ordner angelegt, in den alle Belege reinkommen. Hier wird nochmal differenziert zwischen Belegen für die Steuererklärung/Steuerberater und einfachen Belegen für die Garantie.
Ich muss sagen, dass ich mein neues Ordnersystem jetzt schon liebe! Besonders nachdem ich mein neues Ettiketiergerät an ihnen ausprobieren konnte. Die Ordner und die Ordnerrücken sind alle in einem einheitlichen Farbton gehalten und wurden einheitlich beschriftet. So sieht der Arbeitsplatz viel sortierter aus, als zuvor mit den querbeet bunten Ordnern und Beschriftungen.
Ready for Homeoffice
Nachdem nun alle Unterlagen sortiert sind, sollte so langsam die Routine eintreten. Der Papierkrieg wurde mit dem neuen Fächersystem für beendet erklärt und ich kann mich seelenruhig und mit freiem Kopf an meine Tages To Do´s machen. Damit ich aber nicht den ganzen Tag damit verbringe vor meinem Laptop zu hocken, teile ich mir meine Zeit genau auf.
1. Emails checken, beantworten & ablegen. Um hierbei Zeit zu sparen könnt ihr euch, genau so wie bei euren Unterlagen, ein digitales Ordnersystem überlegen und für die Beantwortung von Mails feste Zeiten einrichten. Bei der Sortierung der Mails könnt ihr euch folgende Ordnerkategorien auswählen: Infomail, To Do, Sofort. Da ich für mich noch kein perfektes Ordnersystem ausgetüftelt habe, gibt es leider keinen besseren Vorschlag an dieser Stelle. Vielleicht fällt euch ja etwas besseres ein, dann lasst es mich bitte wissen.
2. Papierkram erledigen & abheften. Hierbei notiere ich mir wichtige To Do´s, wie das beantworten eines Briefes, für einen späteren Zeitpunkt und lege den Brief in das mittlere Fach meiner Kastenschublade. Wenn ich aber den Brief noch am selben Tag rausschicken muss, jedoch zum gegebenen Zeitpunkt keine Zeit hierfür finde, so pinne ich mir den Brief ab. Hierfür haben wir uns eine Pinnwand im Flur aufgehangen, sodass hier beim Vorbeigehen immer drauf geschaut wird.
3. Meine eigentliche Arbeit erledigen und die Checkliste abarbeiten.
Es ist wichtig einen festen Arbeitsplatz zu haben und nicht immer auf der Couch mit seinen Unterlagen rumzulümmeln. Hierzu gehört auch ein passender Tisch, den ihr übrigens in diesem Blogbeitrag findet. Schafft euch eine schöne Arbeitsatmosphäre, wo ihr immer gerne hinkommt, mit genügend Licht (am besten Tageslicht) und reichlich Sauerstoff (helft nach mit Pflanzen), sonst werdet ihr müde und seid schnell unmotiviert. Wenn ihr an einer Aufgabe sitzt, so gibt es nichts nervigeres, als ein Handy, welches ständig klingelt, vibriert oder aufleuchtet. Legt es weg! Habt ihr die Aufgabe erledigt, gönnt euch eine kleine Pause, in der ihr auch mal das Handy nutzen könnt 😉
So verfliegt die Zeit auch etwas schneller und ihr habt immer mehr Häckchen auf eurer To Do Liste!
Am Ende des Tages solltet ihr euren Arbeitsplatz aufräumen, denn es gibt nichts schlimmeres, als an einen chaotischen Tisch bei Arbeitsbeginn am nächsten Tag. Hierfür habe ich mir einfach ein kleines Fächersystem geholt und beschriftet. Vorteil: alles ist immer griffbereit und an seinem Platz.
Schönen Feierabend!
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